Einleitung
Die Auslagerung von IT-Leistungen ist für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil ihrer IT-Strategie. Sie ermöglicht den Zugang zu spezialisiertem Know-how, professionellen Betriebsstrukturen und skalierbaren Dienstleistungen.
Gleichzeitig verändert sich dadurch die Rolle der internen IT grundlegend. Statt Systeme selbst zu betreiben, muss das Unternehmen zunehmend Leistungen steuern, Risiken überwachen und die Ausrichtung der IT an den geschäftlichen Anforderungen sicherstellen.
Verantwortung lässt sich nicht auslagern
Mit der Auslagerung operativer IT-Leistungen werden Aufgaben an einen externen Dienstleister übertragen. Die Verantwortung für eine angemessene Steuerung der IT, für wesentliche Risiken und für die Erfüllung regulatorischer Anforderungen verbleibt jedoch beim auslagernden Unternehmen.
Das stellt insbesondere kleinere Unternehmen vor Herausforderungen. Einerseits sollen die Vorteile des Outsourcings genutzt werden. Andererseits müssen genügend interne Kompetenzen vorhanden sein, um die Leistungen und Risiken des Dienstleisters beurteilen und steuern zu können.
Die Rolle der Retained IT
Unter Retained IT versteht man jene IT-Funktionen und Kompetenzen, die trotz Auslagerung im Unternehmen verbleiben.
- Die Ausrichtung der IT an der Unternehmensstrategie und den geschäftlichen Anforderungen.
- Die Definition und Steuerung von IT-Governance und wesentlichen IT-Risiken.
- Die Verantwortung für die Enterprise-Architektur und die langfristige Entwicklung der IT-Landschaft.
- Die Steuerung der externen IT-Dienstleister sowie die Überwachung vereinbarter Leistungen.
- Die Abstimmung zwischen Geschäftsbereichen, IT-Organisation und externen Partnern.
Grösse ist nicht entscheidend
Eine wirksame Retained IT muss nicht zwingend gross sein. Entscheidend sind die richtige Kompetenz, eindeutige Entscheidungsbefugnisse und eine funktionierende Zusammenarbeit mit den Dienstleistern.
Klare Verantwortlichkeiten als Erfolgsfaktor
In der Praxis entstehen Schwierigkeiten häufig dort, wo Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt sind.
Wer entscheidet über eine strategische Veränderung der IT-Architektur? Wer priorisiert Anforderungen aus den Geschäftsbereichen? Wer beurteilt die Risiken einer neuen Lösung? Und wer trägt die Verantwortung, wenn mehrere Dienstleister an einer Leistung beteiligt sind?
Solche Fragen sollten nicht erst im Konfliktfall geklärt werden.
Ein geeignetes Target Operating Model schafft die notwendigen Grundlagen. Es beschreibt Rollen, Verantwortlichkeiten, Prozesse, Entscheidungswege und Schnittstellen zwischen dem Unternehmen und seinen Dienstleistern.
Governance muss wirksam sein
Ein Betriebsmodell ist nur dann erfolgreich, wenn die darin definierten Strukturen und Verantwortlichkeiten im Alltag auch gelebt werden.
Dazu braucht es geeignete Steuerungsgremien, transparente Leistungsinformationen, nachvollziehbare Entscheidungen und einen regelmässigen Austausch zwischen den Beteiligten.
Governance sollte dabei nicht als zusätzliche Bürokratie verstanden werden. Richtig gestaltet, schafft sie Orientierung, reduziert Risiken und ermöglicht effizientere Entscheidungen.
Fazit
Ein erfolgreiches IT-Outsourcing basiert nicht allein auf einem guten Dienstleistungsvertrag. Genauso wichtig ist die Fähigkeit des Unternehmens, die ausgelagerten Leistungen wirksam zu steuern.
Eine klar definierte Retained IT, eindeutige Verantwortlichkeiten und ein auf die Unternehmensbedürfnisse abgestimmtes Betriebsmodell bilden dafür die Grundlage.
Schäpper Consulting unterstützt Unternehmen bei der Analyse, Gestaltung und Weiterentwicklung ihrer IT-Governance, Retained-IT-Organisation und Sourcing-Modelle.